Priority Management
Wat is Priority Management?
Priority Management is ervoor zorgen dat acties hand in hand gaan met gemaakte afspraken en gestelde doelen. Vertaald naar uw bedrijf betekent dit het integraal managen van het nakomen van klantafspraken, met name de beschikbaarheid van de geleverde diensten en producten.
Wat krijgt u van ons?
Na een analyse van uw bedrijfsactiviteiten en -prioriteiten leveren wij u een complete set van software (eventueel met server) die nauwkeurig op uw bedrijf is afgestemd, het zogenaamde PriMa stuurplatform. Wij zorgen voor de installatie en initiële invulling, zodat u direct aan de slag kunt.
Naast het verbeteren van uw eigen bedrijfsefficiëntie, kan de investering in het PriMa stuurplatform ook via andere scenarios "te gelde" gemaakt worden. Bijvoorbeeld door de radar danwel andere vormen van stuurnotificaties betaald aan te bieden aan klanten. Andere scenario's liggen in de consultancy sfeer, zoals het aanbieden van een "activity c.q. priority scan" voor het in kaart brengen van het stuurproces en de stuurketen voor een bedrijf, bedrijfsonderdeel of proces. En dat werkt het beste als geput kan worden uit de ervaringen en een productieve stuurketen binnen de eigen organisatie.
Welke problemen lost het op?
Hieronder de symptomen en voorwaarden van problemen waar het PriMa stuurplatform de perfect oplossing voor is. Daarna ziet u de resultaten en effecten op een rij die van toepassing zijn wanneer PriMa wordt ingezet.
Symptomen
- We hebben veel moeite om onze doelstellingen te bereiken
- We maken regelmatig afspraken, die achteraf niet realistisch blijken
- Onze klanten krijgen niet het niveau van dienstverlening, dat wijzelf ambieren
- We hebben moeite om volgens prioriteiten te werken
- We komen niet toe aan innovatie en kwaliteitsverbetering
- We hebben geen zicht op de individuele bijdrage aan het totaalresultaat
- We worden gemanaged door het werkaanbod in plaats van andersom
- De werkdruk is hoog als gevolg van ons falen in plaats van ons succes
Voorwaarden
- Uw ambitie om zich op bepaalde gebieden te verbeteren of te onderscheiden, kan altijd vertaald worden in activiteiten met concrete resultaten
- De verantwoordelijkheid voor te concretiseren (deel)resultaten is altijd eenduidig toegewezen en bij voorkeur aan individuen
- De bereidheid en de durf is aanwezig om de voortgang in en de kwaliteit van te concretiseren resultaten continu en actief met elkaar te delen
- U realiseert zich dat het sturen van activiteiten op dagbasis een, weliswaar beperkte, hoeveelheid tijd en aandacht vraagt
- Uw basishouding wordt gedreven door de wil om uzelf of uw organisatie meer doelgericht naar uw ambitie toe te laten werken; U doet dit met erkenning en respect voor de verschillende kwaliteiten van ieder individu en de wetenschap dat er een (beperkte) gewenningsperiode nodig is
Resultaat
- Ernstig verbeterde klanttevredenheid
- Efficiency verbetering van 10 tot 50 procent
- Sterk verbeterde interne communicatie
- Verhoogde motivatie en tevredenheid bij medewerkers
- Onderbouwd zicht op de talenten in uw onderneming
Ernstige verbetering van de klanttevredenheid
Onze PriMa software zorgt ervoor dat men gaat acteren volgens afspraak en gestelde doelen. Daarbij maakt het niet uit of u die met uzelf of met uw klanten maakt. Natuurlijk komt het ook voor dat men afspraken niet gaat halen. Alleen al het feit dat u in staat bent hier de klant vooraf over te informeren is vaak al een verbetering ten opzichte van de bestaande situatie. PriMa stelt u in staat op een hoger niveau de prestaties te monitoren en dus bij te sturen. U leert al snel veel realistischer en naar de klant betrouwbaarder en dus professioneler te acteren.
De klant real-time laten meekijken leidt aan de leverancierskant in het begin tot weerstand, maar draait uiteindelijk uit op een versterking van de klantrelatie en een zuivere discussie over hetgeen daadwerkelijk belangrijk is.
Ook krijgt u ruimte om meer aan de kwaliteit te werken, omdat u de kwantiteit onder controle krijgt. Verder krijgt u een volledig beeld van welke klanten de meeste tijd en aandacht vragen. Ook klanten die niets meer van zich laten horen komen in beeld, een zo mogelijk nog belangrijker signaal. In de praktijk is geconstateerd dat klanttevredenheid vanuit een onbevredigende waardering al snel omgebogen worden naar een voldoende waardering.
Hogere productiviteit en efficiency als gevolg van focusgericht werken
De praktijk toont aan dat er ook zonder focus vaak wel hard gewerkt wordt. Bij gebrek aan focus leiden allerlei gebeurtenissen ook tot afleiding. Er moet dan even tijd en aandacht aan andere zaken besteed worden. Het is een heel natuurlijk proces dat bij onvoldoende focus de persoonlijke voorkeuren dan de prioriteiten bepalen. Het gevolg is dan dat lopende activiteiten steeds uitlopen, vanwege de onderbreking door activiteiten met een hogere persoonlijke prioriteit. PriMa zorgt ervoor dat je de focus vasthoudt. Het gevolg is dat er geen stapels met nog af te ronden activiteiten ontstaan en dat doelstellingen eerder en sneller gehaald worden. Het prettige bij-effect is dat je voelt dat je productiever bent en tegelijkertijd ruimte creeert voor activiteiten die beter aansluiten bij je persoonlijke voorkeuren. Gebruikers van PriMa zeggen zelf dat hun productiviteit met 20% toeneemt. Onze observatie is dat dit zeer conservatieve inschattingen zijn.
Sterk verbeterde interne communicatie
Het PriMa stuurplatform nodigt uit tot het delen van de activiteiten die u bezighouden. Dat kan uiteraard met uw klanten zijn, maar ook met uw familie, uw directe collega's en het management. Door je activiteiten te delen met je collega's nodig je ze als het ware uit om informatie en kennis te delen. Verder kan je zo voorkomen dat je met hetzelfde onderwerp bezig bent als je collega's. Ook kan je zo delen dat je het rustig of druk hebt en ook dat nodigt uit tot samenwerken. Wanneer er sprake is van vertragingen door externe factoren, zul je dat met PriMa inzichtelijk kunnen maken. Nog prettiger is dat PriMa je geheugen is qua geleverde prestaties. In de praktijk heb je vaak alleen nog oog van wat gedaan moet worden en niet meer voor wat er gepresteerd is. Dit is overigens een typisch Nederlands fenomeen.
Verhoogde motivatie en tevredenheid bij uzelf en/of uw medewerkers en collega's
In de vorige punten is al min of meer een verklaring gegeven om welke redenen de motivatie en tevredenheid zal toenemen. Betere communicatie, zicht op externe factoren, het inzichtelijk maken van gezamenlijke doelen door deze te visualiseren, het kunnen delen en dus vieren van je prestaties zijn enkele van die redenen. Een ander belangrijk effect is dat u als individu uw vragers kunt gaan managen. Het aantal parallelle activiteiten of de tijdspanne tussen aankondiging en gewenste afronding zijn aspecten die het PriMa stuurplatform feilloos in beeld brengt. Die informatie stelt u in staat om uw werkaanbod zakelijk en onderbouwd door te nemen met uw opdrachtgevers. Ook kunnen er nog weinig misverstanden ontstaan over geleverde prestaties. In de praktijk zie je dan ook dat de stress afneemt.
Zicht op talenten en individuele bijdrage aan prestaties
Zoals gesteld kunnen prestaties gevierd worden. Ook bovengemiddelde prestaties kunnen in beeld komen en dat betekent ook dat achterblijvende prestaties niet buiten beeld zullen blijven. Voor beide situaties geeft dat de mogelijkheid om je af te vragen of je wel voor het juiste type activiteit hebt gekozen. Voor personen die mensen mogen coachen kan het PriMa stuurplatform ook een goede ondersteuning bieden. De talenten kunnen gestimuleerd worden een grotere variatie in de activiteittypes aan te brengen. Degene met achterblijvende prestaties kunnen de fase met ontkenning overslaan en kiezen voor verbetering of minder dan wel andere activiteittypes. De basisgedachte hierbij is dat je altijd op niveau kunt presteren, zolang je maar het type activiteiten oppakt die aansluit bij je ambitie!
Nog meer effecten
Management
- In èèn oogopslag zien hoe je ervoor staat
- Ik hoef veel minder te onthouden, lekker rustig in m'n hoofd
- Ontkennen kan nu niet meer, je moet er iets aan doen
- Je ziet nu ook inactiviteit
Medewerkers
- Ben nu 20% productiever en minder gestresst
- We hebben het veel vaker over prioriteit i.p.v. tijd
- Tijd inschatten doe ik nu veel realistischer
- De sfeer is beter geworden, positiever
Dienstverlening / Klantbeeld
- Er komt 'spontaan' een hoeveelheid energie vrij om de gedane beloftes daadwerkelijk waar te maken
- De transparantie zorgt voor een duidelijke en gezonde dialoog
Managementproces / Managementtool eigenaar
- Onze bestaande processen en gereedschappen konden gewoon in tact blijven; de 'versterking' zit 'm in de synergie (1+1=3)
- Eindelijk is er sprake van alignement tussen tools en processen; mismatches worden snel opgemerkt en rechtgezet
- Het herleiden van verschillende typen gebeurtenissen tot een integrale prioriteit heeft ons ook beter de rol, betekenis en impact van het individuele proces en tool leren kennen
Wat zeggen de autoriteiten op dit gebied?
Gartner heeft onlangs haar visie gegeven op de markt en de toekomst van Business Intelligence. Voor prestatiemanagement oplossingen zijn de "advanced visualisation", "guided analysis" en "information magnetism" de belangrijke aspecten die in de toekomst een grote rol gaan spelen. En laat dit nu juist deze treffende termen van toepassing zijn op onze PriMa software suite.
Bent u geïnteresseerd?
Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak of stel direct uw vraag via onderstaand formulier.